Privacyverklaring

1. Aanhef

Dit reglement is van Stichting De Achterhoekse Wandelvierdaagse, hierna te noemen AW4d, p.a. secretariaat AW4d, Postbus 174, 7000 AD Doetinchem. KvK Arnhem nummer: 09145961.

2. Definities

Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of ver-nietigen van gegevens;
Bijzonder persoonsgegeven: Een persoonsgegeven dat iets zegt over iemand zijn godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid of zijn gezondheid;
Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft al dan niet vertegenwoordigd door diens wettelijk vertegenwoordiger. In dit reglement gaat het om de vrijwilligers en deelnemers;
Wettelijk vertegenwoordiger: Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, wordt de betrokkene vertegenwoordigd door zijn wettelijk vertegenwoordiger. Meestal zal dit een ouder zijn maar het kan hier ook gaan om een voogd;
Verantwoordelijke: De verantwoordelijke stelt vast welke persoonsgegevens er verwerkt worden én wat het doel is van die verwerking. Wanneer er in dit reglement gesproken wordt over de Verantwoordelijke dan wordt daarmee het bevoegd gezag van AW4d bedoeld.
Bewerker: Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
Derde: Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
AW4d: De verantwoordelijke instelling / bevoegd gezag.

3. Reikwijdte en doelstelling

1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers van AW4d en deelnemers wandelevenement van AW4d.
2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene die door AW4d worden verwerkt. Dit reglement heeft tot doel:

a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van betrokkene te waarborgen.

4. Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

Doelen: Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Aw4d zich aan de relevante wetgeving waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens.

Doelen De verwerking van persoonsgegevens vindt plaatst voor:

a. de organisatie van een jaarlijks wandelevenement;
b. het bekend maken van informatie over de organisatie van het wandelevenement bedoeld, onder a, alsmede informatie over vrijwilligers, bedoeld in het eerste lid, op de eigen website;
c. het bekendmaken van activiteiten van de AW4d op de eigen website;
d. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijfgelden en bijdragen of vergoedingen voor stichtingsactiviteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
e. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

5. Vrijstelling meldingsplicht

De in artikel 4 genoemde gegevensverwerkingen vallen onder het vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en hoeven niet worden aangemeld bij het CBP.

6. Doelbinding

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. AW4d verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.

7. Soorten gegevens

De door AW4d gebruikte categorieën van persoonsgegevens worden in een “Verwerkingsregister” opgesomd.

8. Grondslag verwerking

Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen op grond van:

a. Toestemming: in het geval de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend
b. Overeenkomst: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst
c. Wettelijke verplichting: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan AW4d onderworpen is
d. Vitaal belang:
e. Publiekrechtelijke taak: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt
f. Gerechtvaardigd belang:

9. Bewaartermijnen

AW4d bewaart de gegevens niet langer dan dat zij noodzakelijk zijn voor het vervullen van het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt.

10. Toegang

AW4d verleent slechts toegang tot de in de administratie en systemen van de vereniging opgenomen per-soonsgegevens aan:

a. de bewerker en de derde die onder rechtstreeks gezag van AW4d staat;
b. de bewerker die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
c. derden die op grond van de wet toegang moet worden verleend, waarbij alleen toegang wordt verleend aan de gegevens waartoe volgens de wet toegang toe moet worden gegeven.

11. Beveiliging en geheimhouding

a. AW4d neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
b. AW4d zorgt dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.
c. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Daarbij houdt AW4d rekening met concrete risico’s die van toepassing kunnen zijn op verwerkte persoonsgegevens.
d. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden (zoals bijvoorbeeld zorggegevens), en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens daarvan.

12. Verstrekken gegevens aan derden

Wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat kan AW4d de persoons-gegevens verstrekken aan derden. Het verstrekken van persoons-gegevens aan derden kan ook plaatst vinden na toestemming van de betrokkene.

13. Sociale media

Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt in het ‘sociale-mediaprotocol’ van AW4d.

14. Rechten betrokkenen

1. De Wbp geeft de betrokkene een aantal rechten. AW4d erkent deze rechten en handelt in overeenstemming met deze rechten.
Inzage

a. Elke betrokkene heeft recht op inzage van de door AW4d verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben.
b. AW4d kan vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de verzoeker. Verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming

Verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming

c. Betrokkene kan een verzoeken doen tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onredelijke inspanning zou vergen.

Verzet

d. Voor zover AW4d persoonsgegevens gebruikt op de grond van artikel 8 onder e en f, dan kan de betrokkene zich verzetten tegen verwerking van persoonsgegevens op basis van diens persoonlijke omstandigheden.

Termijn

2. AW4d dient binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van een verzoek hieraan schriftelijk gehoor te geven dan wel deze schriftelijk, gemotiveerd af te wijzen. AW4d kan de betrokkene laten weten dat er meer tijd nodig en deze termijn verlengen met maximaal 4 weken.

Uitvoeren verzoek

3. Indien het verzoek van de betrokkene wordt gehonoreerd, draagt AW4d zorg voor het zo spoedig mogelijk doorvoeren van de verzochte wijzigingen.

Intrekken toestemming

4. Voor zover voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming ten allen tijden door de wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken.

15. Transparantie

1. AW4d informeert de betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Indien het type verwerking dat vraagt, informeert AW4d iedere betrokkene apart over de details van die verwerking.
2. AW4d informeert de betrokkene – op hoofdlijnen – ook over de afspraken die gemaakt zijn met derden en bewerkers die persoonsgegevens van de betrokkene ontvangen.

16. Klachten

1. Wanneer u van mening bent dat het doen of nalaten van AW4d niet in overeenstemming is met de AVG of zoals dat is uitgewerkt in dit reglement is, dan dient u zich te wenden tot Functionaris Gegevensbescherming (FG) van AW4d.
2. Overeenkomstig de AVG kan de betrokkene zich eveneens wenden tot de rechter of het College bescherming persoonsgegevens.